Privacy Statement Kung Fu Deventer Opslag en verwerking van gegevens ------------- Wanneer je informatie aanvraagt of lid wordt van Kung Fu Deventer worden jouw persoonsgegevens vastgelegd. Kung Fu Deventer gebruikt jouw gegevens om je te informeren over lessen en andere activiteiten (wedstrijden, etc) en je af en toe extra theoretische informatie te sturen die relevant is aan de beoefening van kung fu. We delen jouw gegevens niet ongevraagd met derden. Contactpersoon verwerkingsverantwoordelijke -------------- Je kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die wij over je verzamelen of deze laten corrigeren of verwijderen. Een verzoek kun je indienen per e-mail, voorzien van je naam en adres. Je e-mail kun je richten aan Jeroen Kloppenburg, jeroen@weylintracking.nl, 06-53692945 Website Hosting --------------- Kung Fu Deventer heeft een verwerkingsovereenkomst afgesloten met Antagonist, het hosting bedrijf alwaar de website gehost staat. Kung Fu Deventer slaat geen persoonsgegevens op de website op, maar stuurt deze na het invullen van contactformulier direct op per e-mail. Social Media ------------- Soms worden tijdens de lessen opnamen gemaakt voor promotionele doeleinden op sociale media. Leerlingen die aangeven dat ze niet op social media willen verschijnen worden niet herkenbaar op social media geplaatst. Websiteverkeer analyse ---------------- Kung Fu Deventer gebruikt het open source pakket Mamoto (niet Google Analytics) om het internet verkeer te analyseren. Dit doen we om onze website te verbeteren. Het pakket anonimiseerd de laatste 3 cijfers van het IP adres. We bewaren de gegevens 13 maanden waarna het automatisch verwijderd wordt. De gegevens staan op een database die op dezelfde server staat als de website en worden niet met derden gedeeld. Het pakket respecteert uw keuze in uw browserinstellingen omtrent tracking cookies. Indien u dus heeft aangegeven dat u niet gevolgd wilt worden zien we uw bezoek in het geheel niet. Door het gebruik van Mamoto op onze eigen website worden uw gegevens in het geheel niet met derden gedeeld. Ook volgen we uw verdere surfgedrag niet op andere websites. Persoonsgegevens ---------------- De volgende gegevens worden bewaard in een XCL bestand: Naam, e-mail, telefoon, gezondheid, geboorte datum, datum inschrijving, IBAN, gezondheid bijzonderheden en behaalde resultaten (vormen). Dit bestand wordt gedeeld met leerlingen die soms de les overnemen. Dit, zodat ze contact op kunnen nemen met familie in noodsituaties. Geboorte datum en datum inschrijving is van belang bij inschrijving op wedstrijden. Eventuele opmerkingen over gezondheid is zodat daar rekening gehouden kan worden tijdens de les. Naam, leeftijd, geslacht worden gedeeld met organisaties die wedstrijden of andere evenementen organiseren waar de leerling aan deelneemt. Dit voor certificaten, juist categorie indeling, etc. Het email adres wordt gebruikt voor informatie over lessen, en soms aanvulende informatie die de leerling kan helpen bij de beoefening van kung fu. Email adressen zijn altijd verborgen (BCC). Het IBAN nummer wordt bewaard op de papieren machtiging en in een excell bestand welke gebruikt wordt om betalingsopdrachten te genereren. Wij maken gebruik van de diensten van sepatool.nl om een bestand te genereren die we moeten indienen bij onze bank om de machtigingen te innen. Met sepatool.nl is een verwerkingsovereenkomst gesloten. Op het inschrijfformulier is de mogelijkheid om medische bijzonderheden aan te geven. Deze mogelijkheid staat daar zodat de sifu daar tijdens de lessen rekening mee kan houden. De mogelijkheid is dan ook specifiek bedoeld voor medische aandoeningen die de les kunnen beïnvloeden. Dit voorkomt onduidelijkheden tijdens de les. Het is niet verplicht, en de gegevens worden niet gedeeld met anderen. Wanneer een leerling stopt bij Kung Fu Deventer worden de gegevens verwijdert. Indien de leerling een diploma op een bepaald onderdeel behaald heeft wordt daar de naam en het behaalde onderdeel van bewaard. Dit om in de toekomst te kunnen toetsen of een leerling een bepaald onderdeel behaald heeft. Deze informatie wordt bewaard in een XCL bestand waar alleen de eigenaar van Kung Fu Deventer toegang tot heeft. Deze staat op een laptop die beveiligd is met een router/firewall, beveiligingssoftware van Ziggo en een sterk wachtwoord op het besturingssysteem. Daarnaast worden opgaven voor activiteiten bewaard in een XCL die op het mobiel staat van de eigenaar van Kung Fu Deventer. Deze telefoon is beveiligd met een veegcode en/of vingerafdruk. Een backup wordt gemaakt op een lokale backup harde schijf waar geen anderen toegang tot hebben. Ten slotte wordt een kopie als backup bewaard op OneDrive, de clouddienst van Microsoft. Deze kopie is versleuteld met een sterk wachtwoord die alleen bekend is bij de eigenaar van Kung Fu Deventer (en dus ook niet geïndexeerd of gelezen kan worden door OneDrive). Het telefoonnummer en e-mailadres kan gedeeld worden met instructeurs in dienst van Kung Fu Deventer. Dit gebeurd alleen indien dat relevant is, bijvoorbeeld in email communicatie tussen instructeur en deelnemer(s), of als de eigenaar van kung Fu Deventer de instructie door omstandigheden moet overdragen aan een andere instructeur. Machtiging ---------- Leerlingen vullen een machtiging in, waarmee maandelijks de contributie wordt geïnd. De machtiging wordt minimaal 13 maanden bewaard daar die aan de bank overlegd moet kunnen worden indien zij daarom vragen. Daarnaast worden de gegevens bewaard in een XCL van waaruit de betaalopdrachten worden aangemaakt. De gegevens in de XCl worden verwijderd wanneer een leerling stopt bij Kung Fu Deventer. De papieren machtiging wordt bewaard tot de termijn verstreken is waar Kung Fu Deventer de machtiging moet kunnen laten zien aan de bank. Wijzigen van privacy statement ------------------------------ De tekst van dit privacy statement kan, zonder voorafgaande aankondiging, door Kung Fu Deventer te allen tijde worden gewijzigd. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment ze op deze website zijn gepubliceerd.